lunes, 26 de noviembre de 2012

Como gestionar eficientemente tus emails y no morir en el intento



Atrapado por los EMAILS


¿Cuántos emails recibes al cabo del día?  ¿Y cuantos envías tu?  ¿Estás a todas horas leyendo y respondiendo emails? 




 ¿Llegas a sentirte un esclavo del Email? 

           ¿Son realmente necesarios?




"...44 Emails recibidos ya y apenas son las 8:00 de la mañana.
 Esto es un día cualquiera..."      Esto me decía un compañero de fatigas hace unos días.


 Realmente siempre he pensado que la tecnología ha de estar a disposición de las personas y no al revés y llegar a extremos de convertirnos en esclavos de ella.

Por eso hoy vamos a  hablar sobre el tema de los emails, de como no convertirte en un sumiso esclavo del correo electrónico, de no vivir para trabajar para los emails, sino que ellos trabajen para nosotros.

No te conviertas en un administrativo de lujo para tu empresa.


Y siempre he pensado que para hablar de algo qué mejor que hacerlo con conocimiento de causa y entenderlo desde dentro y en eso de enviar emails les aseguro que soy un experto. Fíjense que creo que fui uno de los primeros en patentar el término emailmanía progresiva jajaja.




Como gestionar eficientemente tus emails

          y no morir en el intento




Escribir sobre ello era algo que tenía pendiente desde hace mucho tiempo, pero aún no era el momento todavía me encontraba convaleciente de mi cura personal de envíos de emails masivos.

Y  me empujó a hacerlo precisamente un email recibido hace unos días de un gran blogger y  persona experta en ventas y marketing 2.0 ( algo que como ya sabéis todos nos apasiona en esta casa ) el gran @jlareguera  cuyo título decía. "Artículo Interesante" ( Como no vas a leer un correo cuyo asunto es ese!) y trataba sobre este tema en concreto . Mil gracias Jose Luis, siempre aportando.


 Si alguno de ustedes se encuentran en esta situación entenderán que no es nada fácil salir de esta espiral de enviar emails y mas emails, llega a ser algo compulsivo, no sé, igual es como intentar dejar de fumar e inconscientemente poderte mas el vicio que la fuerza de voluntad.

Si crees que te encuentras en esta situación de poco te servirá que alguien te diga que dejes de enviar emails, que no te los leen o que los escribas mas cortos, hasta que tu mismo seas el primero en darte cuenta que realmente son pocos efectivos y que un tweet se lee pero una parrafada de 2 folios es infumable.


Pero todo con su terapia adecuada, desde el autoconvencimiento de querer mejorar,  mucha voluntad, tesón, esfuerzo, disciplina, sacrificio y por supuesto acudiendo a las manos adecuadas expertas en la materia y llevando un cercano seguimiento se puede conseguir. No es fácil pero se puede llegar a conseguir.

Para ello vamos a desarrollar nuestro propio decálogo para que no caigas en las garras de esta dependencia tecnológica:


1º- Dedica un tiempo concreto y calendarizado.  Destina todos los días un tiempo a leer y responder tus emails. Ejemplo: a primera hora de 8h a 8,30, después de comer de 16 a 16,30 etc. Decídelo tu cuando es la hora mas apropiada, calcula el tiempo que necesitas, y sé metódico en ello y márcatelo como una tarea mas igual que te marcas las fechas de reuniones con tu grupo, despachos, visitas a clientes, etc.


El error sería:  estar a cualquier hora leyendo e intentando responder a ellos. Dejarás de hacer otras tareas tan importantes o mas que ésta e irás siempre desorganizado, improvisando y por supuesto nada centrado en tus gestiones principales del dia.



  2º- De emails no solo vive la comunicación ni jamás debe sustituir al diálogo. No todo se soluciona enviando y contestando a un email. El email es bueno en ocasiones para dar nuestra aprobación a algo que previamente hemos hablado, dar las gracias por una gestión y mostrar nuestro grado de agradecimiento.

Está bien para afianzar algún punto o recordar algo que previamente ya has tratado por teléfono o cara a cara.

Acuerda con tu gente ( jefe, administrativa, colaboradores, proveedores, compañeros de otros departamentos, clientes) como quieres que sea o ha de ser la comunicación con ellos, y qué cosas quieres que se comuniquen por email y qué otras no y con que asiduidad.


El error sería: en convertirnos en robots contestando a todas horas por el mismo canal, intercambia emails con llamadas cortas, sms, ahora whatsapp, etc Haz viva tu comunicación y domínala, que no lo haga ella por ti.



3º- El email no vale para todo. ¿La aspirina es buena? Pues si, ¿Pero es buena para todo?
Pues con los email sucede algo similar, no son el tónico milagroso de la comunicación.
Si quieres motivar, ordenar hacer algo, trasmitir una queja, que te escuchen, que te atiendan y asegurarte que tu mensaje se ha entendido correctamente levanta el teléfono y habla con la persona en cuestión.
.
Ahora bien si pretendes desmotivar a alguien, seguro que usando el email lo conseguirás  mas fácilmente.

Nunca olvides que no hay nada como llamarle y hacerlo en vivo y en directo o cara a cara transmitiendo la energía que corresponde.

El error sería:  pensar que con mandar un email ya está todo el trabajo hecho y que los demás ya van a hacer las cosas inmediatamente. Te evitarás muchos disgustos con diferentes interpretaciones de tus mensajes o  cuando alguien te responda: " Pues ese email a mi no me ha llegado".



4º- Piénsatelo 2 veces antes de enviar un email. ¿Es realmente necesario? No hagas las cosas por impulsos. Y piensa: si a ti te puede llegar a agobiar el hecho de recibir al dia 100 emails, a los demás les sucede lo mismo, Pues no hagas lo que a ti no te gustaría que te hiciesen.

El error sería: hacer las cosas mecánicamente sin pensar. Para un segundo, respira y piensa como quieres canalizar la información, que relevancia tiene el mensaje, que quieres conseguir y despues de haberlo hecho decide el medio idóneo de responder.



5º- Los emails jamás deben de sustituir los despachos con tu jefe o con tus colaboradores. Si has de comunicarte con  tu jefe o con un colaborador tuyo varias veces durante el día o has de despachar tareas con ellos, es mejor que te vayas anotando los puntos a tratar y dediques un tiempo calendarizado y que los demás lo tengan también agendarizado para poder tener preparados los asuntos a despachar.

Y si no tienes mas remedio que enviar un email intenta agrupar temas y  enviarlos en uno solo, siempre será mejor que enviar 10.


Piensa que la oportunidad que tienes de poder hablar con una persona, ya sea un colaborador, alguien de un departamento interno de tu empresa, o un cliente jamás la puede llegar a igualar el mejor email del mundo.


El error sería: pensar que los demás no tienen nada que hacer y están sentados esperando que les llegue a su bandeja de entrada nuestros email para enseguida salir cual bomberos a respondernos.



6º- Cuida las formas al redactar un email. Al igual que cuando hablamos con la gente empleamos un lenguaje, tono, estilo acorde con la persona que estamos hablando, pues al escribir también existen unas normas de oro para que nuestro mensaje se interprete correctamente. Por ejemplo: no uses mayúsculas masivamente, escribir todo con mayúsculas se interpreta en el lenguaje escrito como que estás gritando.

Y eso es evidente que  no nos gusta a nadie. Escribe en negro, no escribas en rojo produce el efecto equivalente a escribir en mayúsculas y denota un estado de humor nuestro diferente al que correspondería en una conversación normal.

Evidentemente cuida mucho las faltas de ortografía, sobran las palabras al respecto.

No nos vamos a extender aquí mucho de como redactar un buen email, quizás en otra entrada, pero si dar algunas pautas concretas. Se concreto, directo, educado, con las instrucciones claras, indica los plazos de tiempo en los cuales se ha de desarrollar y si se requiere seguimiento del grado de cumplimiento y contestación por parte del remitente a la finalización de los trabajos. 


Nunca te olvides, como en cualquier conversación normal, de utilizar algunas palabras mágicas como:  "Por favor"  y "Gracias".


El error sería: pensar que estamos en un rango superior al de la persona que enviamos el email y tenemos derecho a todo, ordeno y mando. Ante todo están siempre las formas y es lo último que deberíamos perder.



7º- Se directo, preciso y no te enrolles si quieres que tu email sea leído. Hoy en día lo que a todos no nos sobra es precisamente tiempo, con lo cual, tampoco lo disponemos para leer tochos de textos infumables. Si eres de aquellas personas que suelen enviar todos los días email a tus colaboradores piensa que lo mucho cansa y deja de ser efectivo.

 Mas vale un email breve y con gancho que 5 todos los días.

Si te vale el símil:  ¿Te has preguntado alguna vez por qué está triunfando tanto la red social de Twitter? Pues una de las razones es porque los mensajes son leidos, son cortos, y se captan a la primera.
Son como titulares de prensa, que todos leen a la primera, pues tus emails tienen que tender a eso a ser lo mas parecidos a tweets si quieres que tus colaboradores los lean.

Muy importante: aprovecha el asunto para dar un mensaje concreto y directo de lo que va en tu  email. Recuerda que si despierta el interés provocará una llamada a la acción ( a abrirlo y a leerlo )


El error sería:  pensar que porque tu eres el Jefe, tus colaboradores lo van a leer todo ipso facto. Piensa que leemos aquello que nos interesa, nos gusta, nos aporta algo, o viene de la persona que seguimos. Pero no abuses, recuerda que lo poco gusta y lo mucho cansa.

 Si has de enviar muchos emails para comunicar muchas novedades, piensa que igual tienes que plantearte hacer mas reuniones para mantener informada a tu gente.



8º- Clasifica, ordena y limpia tu bandeja de entrada. Puede ser uno coleccionista de comics, de posa vasos, de canciones, pero no te conviertas en un coleccionista de emails.

No puedes llegar a tener 2.000 mensajes en tu bandeja de entrada, y 1500 en la de enviados. 
Conforme vayas gestionando ves eliminándolos. Si lleva archivos importantes guárdatelos en una carpeta habilitada para ello y eliminalo.

Muy importante: No olvides el correo de la empresa es exclusivo para la empresa, para otras gestiones personales y particulares ya tenemos nuestros gmail, hotmail, etc

Cada cosa ha de ir por su canal adecuado. Sería horroroso recibir las notificaciones de nuestras redes sociales en el correo de empresa. Solo nos faltaría eso. ( Recuerda que tienes una opción para evitar que te envíen todos esos correos de notificaciones que solo hacen colapsarnos el correo)

Categoriza los asuntos de tus emails:  Urgente, Importante, Interesante, Confidencial, etc

Piensa que no le prestamos la misma atención a un mensaje cuando viene encabezado como Importante que si viene sin él.

Y haz una limpia de todas las bandejas al menos una vez a la semana.


El error sería:   pensar que los emails con el tiempo se autoeliminan ellos solos. Llevo muchos años y os aseguro que todavía no he visto que con el tiempo se marchen ellos solitos.


9º- Jamás escribas o contestes a un email cabreado. Deja que pase el tiempo, piensa y analiza que mensaje quieres dar y seguro que encuentras el canal, el lenguaje, los argumentos y la forma mas idónea para hacerlo que lo hubieses hecho en caliente.

El error sería:   contestar en caliente y caer en la rueda de la provocación. Piensa que igual no tienes que responder y si levantar el teléfono y solucionar la posible incidencia cara a cara.

Un email que escribas cabreado piensa que es irreversible, el daño se hace y queda, no hay marcha atrás.
 Es  como si cogiéramos una folio de papel y lo hiciéramos una pelota, y acto seguido quisiéramos devolverlo a su estado original. ¿Que pasaría?

 Evidentemente ya no sería el mismo, quedarían arrugas, marcas, pues eso mismo sucede cuando contestamos a un email indebidamente bien por nuestro estado emocional, por la presión a la que nos encontremos sometidos, por nuestra interpretación o por el motivo que sea ( eso no importa). 

Mucho cuidado con este punto.



10. Piensa que ante todo tratamos con personas. Y que ningún email, ningún whatsapp, SMS, etc puede llegar a igualar o sustituir el levantar el teléfono y decir: 

- Hola Luis que tal? ...

Los emails tienden a ser fríos, en cambio una llamada puede alegrarle el día a una persona.

El error sería:  olvidarnos de ello y no actuar como corresponde.


Y bien, hasta aquí mi particular visión de como gestionar este tema para que seas mas productivo, te ocasione menos estrés en tu día a día y  no te conviertas en un esclavo de los emails, y sobretodo para que tu comunicación con el personal de tu empresa, proveedores, clientes no se vea seriamente resentida.


Y para acabar que mejor que hacerlo con aquella pegadiza canción de los hermanos Campillo que decía:


"...Te di todo mi amor @dot .com 
Y tu me @roba-roba-robado la razón 
Mandame un e-mail que te abrire mi buzón 
Y te hago un riconcito en el archivo de mi corazón..."


  Tam Tam Go
 
Atrapados en la red -Tam Tam Go- Video Fuente


Muchas gracias.

Espero que les pueda ser útil.




A. Cutillas Albacete


No hay comentarios:

Publicar un comentario

Vídeos MK , Social Media, PYMES en Internet

Loading...

Etiquetas

Masquesocialmedia (12) Redes Sociales (8) Social Media (8) frases sobre redes sociales (6) Atención al cliente (5) Clientes (5) Posicionamiento SEO (5) Vendedores (5) Aerosmith (4) Google (4) Redes sociales y rock and roll (4) Rock'N'roll y Social Media (4) SEO (4) mas que social media (4) A. Cutillas Albacete (3) Community Manager (3) Frases sobre Marketing (3) Marketing online (3) Ponga una rock star en nómina (3) Valencia (3) Enrique Burgos (2) Mi disco de la semana (2) Posicionamiento SEO en buscadores (2) QDQ Media (2) Rockvolución empresarial (2) Twitter (2) 10 Razones por las cualeslos clientes se transforman en clientes insatisfechos (1) Atencion al Cliente (1) Atencion al Paciente (1) Atención al Paciente (1) Besos ardientes (1) Blog QDQ (1) Buzz (1) El Doble Sentido (1) El mundo de la empresa tiene mucho que aprender del rock and roll (1) En Social Media el pez grande ya no se come al chico (1) Facebook (1) Frases sobre emprendedores (1) Frases sobre publicidad (1) Frases sobre rock'N roll (1) Frases sobre social media (1) Julio Demonio (1) Las 10 principales razones para conseguir un cliente descontento (1) Las tiendas de discos de toda la vida (1) Los Mejores Tweets sobre rock' N roll (1) Mauro A. Fuentes (1) No dejes para mañana el SEO que puedas hacer hoy (1) No es SEO todo lo que reluce (1) PYME en el social commerce (1) Por verte sonreir (1) Prohibido fijar carteles (1) QDQ.com (1) Que no te den gato por SEO (1) Rockvolución ya es Bestseller (1) Salva Lopez (1) Salva López (1) Social Media Diesel o Marketing Online Gasolina (1) Teleconcertación (1) Todos podemos ser Héroes por un día (1) Vendedores 2.0 (1) Video de las PYMES en el Social Commerce (1) Vídeo Alianza entre QDQ Media y Google España para facilitar el negocio online de pymes (1) Vídeo Oportunidades y ventajas de las empresas en Internet (1) Yo de mayor quiero ser vendedor (1) Yo para ser feliz quiero una portada de la Rolling Stone (1) Zapatero a tus zapatos (1) el fenómeno fans (1)